幹事がいちばん時間を取られるところ
日程調整そのものより、候補を作る作業と、 人数が固まらないまま店を探す時間に時間が消えます。 自分の予定を見ながら候補を書き出し、返事を待ち、埋まったら出し直す。 そのあいだ、店の予約に進めません。
候補づくりは、
タップだけで終わる。
決まると、こんなカードが届く
幹事が「この日にする」を押すと、参加者全員にこのカードが届きます。カレンダーへの追加も、場所の地図も、ここから。
カードの色は曜日で決まります。日付と曜日は文字でも必ず出るので、色だけが手がかりになることはありません。
空いているところを押すだけ
Googleカレンダーをつなぐと、予定の入っていない時間が出ます。 その中を押すと候補になります。時間は1分単位。 「19時ぴったり」しか選べない、ということはありません。
幹事の流れ
候補を出してから、店を押さえるまで。
- 1空きから候補を置く
長さ（2時間など）を決めて、空いている帯の中をタップ。幅を持たせておくと「18:00〜24:00のうち2時間」のような送り方ができます。
- 2リンクをグループに貼る
リンクは1本。LINEのグループに1回貼れば全員が開けます。参加者に登録もアプリも要りません。
- 3集まった希望を見る
候補ごとに「何人行けるか」と「第何希望か」が並びます。20時からなら全員、19時開始だと2人欠ける、といった判断ができます。
- 4決めて、店を押さえる
「この日にする」で確定。人数が決まってから店を探せます。場所はあとから足せて、Googleマップのリンクを貼ると店名が自動で入ります。
締め切りの引き方
候補を作るときに「いつまでに返事がほしい？」を入れると、 友達の画面に「◯月◯日までに答えてね」と出ます。
過ぎても自動では締め切りません。勝手に締まると、 答えたのに間に合わなかった人が出るためです。決めるのは主催者の判断に残しています。
誰かが答えると主催者にメールが届きます。全員そろったかは、集計の表で分かります。
当日と、直前の変更
回答のときにメールアドレスを入れた人には、前日にリマインドが届きます。 時間がずれたら主催者の画面から決め直せば、参加者のカレンダーも一緒に動きます。
できること
- 空き時間から候補を出す
- 参加者は登録なしで回答
- 第1〜3希望まで集める
- 人数と希望順を表で見る
- 決定後の日時変更
- 前日リマインドのメール
できないこと
- 会費の集金
- 席の割り当て
ほかの使いどころ
よくある質問
出欠の締め切りは設定できますか？
設定できます。候補を作るときに「いつまでに返事がほしい？」を入れると、友達の画面に「◯月◯日までに答えてね」と出ます。過ぎても自動で締め切ったりはしません。勝手に締まると、答えたのに間に合わなかった人が出るためです。
「行けない」とは伝えられますか？
伝えられます。候補を1つも選ばずに「ぜんぶ行けない…」を押すと、主催者の画面に「今回は行けない」と出ます。返事がまだの人と分けて見えるので、待つべきかどうかが分かります。ひとことを添えることもできます。
店を先に予約してしまった場合は？
「もう決まってる予定を渡す」から、日時と場所を入れてカードを作ってください。参加者はカレンダーに追加でき、メールアドレスを入れた人には前日のリマインドが届きます。
当日になって時間が変わったら？
主催者の画面から日時を決め直せます。すでにカレンダーに作られた予定は作り直さずに動かすので、参加者のカレンダーも一緒に動きます。古い時間の招待が残って2通目が届くことはありません。